Il Progetto intende valorizzare il Fondo Antichi e rari della Biblioteca attraverso un percorso che parta dalla catalogazione informatizzata di opere ed esemplari e giunga ad esperienze espositive, al fine di avviare processi culturali e diffondere la conoscenza della storia secolare delle biblioteche gesuitiche.
Per promuovere la Biblioteca e, allo stesso tempo, favorire il primo orientamento sono diffusi e regolarmente aggiornati dépliant informativi in italiano e in inglese. L’aggiornamento costante dell’utenza avviene anche attraverso avvisi sulle iniziative proiettati sui monitor distribuiti nei palazzi dell’Università. Tutte attività si inseriscono in un più ampio disegno di rilancio pubblicitario che prevede la creazione di una guida della Biblioteca e la divulgazione di spazi, collezioni e servizi attraverso visite virtuali. Sono in preparazione anche alcuni gadget grazie ai quali l’utente potrà conservare il ricordo dell’esperienza fatta in Gregoriana.
La Biblioteca inserisce la revisione delle collezioni correnti tra le sue attività ordinarie e la effettua di concerto con i docenti allo scopo di attualizzare il patrimonio documentario e allinearlo agli interessi di studio e di ricerca della comunità accademica. Tra tutte, la Collezione Periodici, per sua stessa natura soggetta ad una maggiore obsolescenza, richiede particolari attenzioni, soprattutto nella sua sezione corrente. La sezione degli abbonamenti chiusi, da parte sua, è sottoposta periodicamente ad una revisione finalizzata allo scarto dei titoli che hanno perso nel tempo il loro valore accademico scientifico. Per quanto riguarda le collezioni monografiche correnti, si può affermare che il primo scarto avviene già in fase di acquisizione dei libri, quando si sceglie se acquistare o meno il volume proposto dal mercato editoriale, adottando criteri di opportunità e di contesto. Utile è ribadire la natura tecnica dell’operazione che rientra infatti nelle specifiche prerogative professionali del bibliotecario, il solo in grado di valutare l’importanza dell’opera all’interno del patrimonio documentario della biblioteca, le specifiche caratteristiche del volume, le sue condizioni fisiche, e di integrare tali informazioni con fattori altrettanto determinanti come la circolazione libraria e la documentazione bibliografica. Dunque, su tali premesse, la Biblioteca ha istituito un “magazzino dello scarto” in cui raccoglie i documenti dismessi lasciandoli a disposizione delle istituzioni che ne fanno richiesta; solo in extremis e quasi esclusivamente per i periodici si procede annualmente all’invio al macero per il riciclo della carta.
L’attività, svolta in stretta collaborazione con il Consiglio di Biblioteca e con l’intero Corpo Docente, prevede che, sulla base di valutazioni di opportunità, pertinenza e validità dei documenti esaminati, siano portate a scaffale aperto le opere generali relative alle discipline oggetto di studio e ricerca. Poiché le Sale di lettura possono accogliere solo una minima parte della collezione monografica, per consentire l’accesso diretto alle opere generali e fondamentali, è necessaria una continua revisione finalizzata alla riqualificazione e all’aggiornamento.
Con il Progetto Parsifal URBE offre agli utenti uno strumento unico di accesso ai cataloghi delle Biblioteche della Rete, sulla base di un sistema informativo integrato. Il catalogo condiviso rappresenta al meglio la ricchezza documentaria delle Biblioteche aderenti, integrando la notevole base di conoscenza rappresentata dall’insieme dei record bibliografici presenti nei singoli cataloghi e arricchendola con quella nuova e in divenire generata dal Web.