Il Progetto ha garantito fluidità e trasparenza al processo di movimentazione e consultazione del patrimonio librario a scaffale chiuso. Contemporaneamente alla massiccia campagna di taggatura dei volumi e all’adozione dell’infrastruttura tecnologica RFID, l’Information Systems ha sviluppato la piattaforma moBi che consente la gestione informatizzata della procedura di richiesta in consultazione e del prestito. Oggi è possibile tracciare l’intero iter del libro: localizzarne la posizione, verificarne la disponibilità o indisponibilità, controllare i tempi del deposito in lettura e della restituzione, gestire in sicurezza e autonomia il prestito.
Parte integrante delle attività di rilancio della collaborazione tra le Istituzioni appartenenti al Consorzio gesuitico romano è stata l’adozione di una tessera RFID unica. L’intento che ha mosso l’iniziativa è stato facilitare la circolazione degli utenti della Pontificia Università Gregoriana, del Pontificio Istituto Biblico e del Pontificio Istituto Orientale nel circuito dei tre Enti e favorire la condivisione di alcuni servizi accademici.
Il Progetto è nato dall’urgenza di recuperare i Fondi conservati nel Deposito Traspontina, interessati da un attacco micotico, e dal proposito di avviare una rigorosa politica di prevenzione e tutela del patrimonio librario per assicurarne la corretta conservazione. Il piano strategico di intervento ha avuto una prima fase di adeguamento infrastrutturale, per arrivare alla gestione ottimale dei parametri di temperatura, umidità relativa ed aerazione: a seguito degli studi ambientali è stato possibile settare i termostati preesistenti, installare un nuovo impianto di controllo dell’umidità e potenziare il ricircolo dell’aria all’interno delle scaffalature compactus mediante la foratura dei pannelli laterali degli armadi. Terminata l’attività sul Deposito, una squadra di conservatori specializzati ha effettuato la depolveratura e la disinfezione dei volumi e delle scaffalature; per il Fondo Antichi e rari è stato effettuato anche il condizionamento degli esemplari in cattivo stato di conservazione. Il successo dell’intervento e la sua certificazione da parte dell’ICRCPAL (Istituto Centrale per il Restauro e la Conservazione del Patrimonio Archivistico e Librario) sono alla base dell’attuale politica conservativa della Biblioteca impegnata costantemente nel controllo dei parametri ambientali e nella verifica periodica dello stato di conservazione del patrimonio librario.
Il Progetto di rivisitazione dell’architettura e dei contenuti delle pagine Web dedicate alla Biblioteca ha avuto l’obiettivo di comunicare in maniera più incisiva e diretta informazioni e servizi. La nuova impostazione è basata sul modello adottato dalla maggior parte delle biblioteche universitarie; la razionalizzazione delle pagine preesistenti, l’inserimento di nuovi luoghi dedicati ai regolamenti e ai progetti, la cura della traduzione in inglese hanno facilitato la comunicazione con l’utenza reale e potenziale senza rinunciare alla qualità e al rigore istituzionale.
La Biblioteca della Pontificia Università Gregoriana partecipa alle attività progettuali e formative della Rete URBE. L’intento di favorire la collaborazione nella gestione dei servizi interbibliotecari ha dato il via all’adesione di 10 biblioteche ad ACNP, il catalogo nazionale dei periodici che contiene tutte le descrizioni bibliografiche delle pubblicazioni periodiche italiane e straniere possedute dalle biblioteche italiane. Il Progetto ha portato ad una più piena condivisione delle collezioni dei periodici, sia all’interno della Rete che a livello nazionale e internazionale.